• Bahasa Indonesia
  • English

Pengelolaan Organisasi

PROSEDUR

Pengelolaan Organisasi Mahasiswa

 

Proses Penanggung jawab Tanggal
Nama Jabatan Tanda Tangan
1.   Perumusan Endi Rekarti,. SE,. ME Dir Kmhsn  
2.   Pemeriksaan Prof. Dr. Ngadino Soerip, MS WR 1
3.   Persetujuan Prof. Dr. Suharyadi, MS Ka Senat Universitas
4.   Penetapan Dr.Ir. Arissetyanto Nugroho, MM Rektor
5.   Pengendalian Ir. Desiana Vidayanti, MT Ka PJM

 <<download PDF Form penanggung jawab pengelolaan organisasi>>

  1. TUJUAN:

Memberikan pedoman dan landasan bagi keefektifan pelaksanaan tugas dan aktifitas Pembina kegiatan organisasi kemahasiswaan dan Bagian Penggendalian Kegiatan yang merupakan penjabaran dari sasaran mutu Biro Penggendalian Kegiatan dan Program Unggulan

 

  1. LUAS LINGKUP:

Dokumen  ini digunakan oleh Pembina kegiatan kemahasiswaan dan Bagian Pengendalian Kegiatan beserta staf dalam rangka menjalankan tugas dan Fungsinya yang telah di tetapkan oleh Biro Penggendalian Kegiatan  dan Program Unggulan yang berlaku untuk semua kegiatan kemahasiswaan di lingkungan Universitas Mercu Buana.

  1. Kepengurusan Organisasi Mahasiswa
  2. Memiliki IPK ≥ 3,00 untuk program studi eksakta dan IPK ≥ 3,25 untuk program studi non eksakta, yang disesuaikan dengan kondisi program studi masing-masing tetapi tidak melanggar batas minimal.
  3. Pengumpulan SKS pada setiap semester sesuai dengan kurikulum yang berlaku dan maksimal berada di semester 6 (enam).
  4. Tidak pernah tercatat sebagai pelanggar Tata Tertib Kampus, dan bebas dari penyalahgunaan narkoba.
  5. Membuat surat pernyataan yang berisi tentang :
  • Akan menyelesaikan masa jabatannya pada bulan Agustus periode kepengurusan dan menyampaikan laporan pertanggung jawaban.
  • Tidak akan membawa kepentingan eksternal ke dalam kampus.
  • Bersedia menerima sanksi bila melakukan pelanggaran.
  1. Memiliki rekomendasi dari Ketua Program Studi masing-masing.
  2. Memiliki Sertifikat Latihan Kepemimpinan Manajemen Mahasiswa (LKMM) atau pelatihan lain yang sudah disetarakan oleh Direktorat Kemahasiswaan.
  3. Diutamakan yang memiliki prestasi kemahasiswaan pada bidang yang sesuai (bagi ketua dan pengurus inti).
  4. Kepengurusan organisasi kemahasiswaan sah jika sudah serah terima jabatan dan mendapat Surat Keputusan Pengukuhan dan dilantik oleh Pimpinan Universitas/Fakultas.
  5. Pemilihan Umum Organisasi Mahasiswa :
  6. Tahapan pemilu terdiri dari dua hal yakni persiapan dan penyelenggaraan.
  7. Pelaksanaan tahapan pemilu sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam kalender kegiatan kemahasiswaan setiap periode berjalan.
  8. Tahapan persiapan dimulai dari melakukan perencanaan tanggal dan kegiatan pemilu, menyusun anggaran, membuat panitia penyelenggara pemilu, sosialisasi pemilu, pemutakhiran data peserta pemilu, pendaftaran peserta pemilu
  9. Tahapan penyelengaraan dimulai dari pencalonan, masa kampanye, alat peraga kampanye, kampanye terbuka, kampanye kelas, dan debat terbuka disaksikan oleh Kepala Program Studi/Wadek II Kemahasiswaan dan Inovasi/Pembina Kemahasiswaan/Dekan.
  10. Teknis pemilihan terbagi 3(tiga) yakni : teknis pemilihan, perhitungan suara, dan teknis penetapan suara.
  11. Pada pelaksanaan debat calon harus dihadiri oleh Ketua Program Studi dan Wakil Dekan II Kemahasiswaan dan Inovasi dan pada tingkat universitas dihadiri oleh Pembina kegiatan kemahasiswaan dan atau / staf Direktorat Kemahasiswaan yang ditunjuk.
  12. Pembina kegiatan kemahasiswaan/Pejabat fakultas/Direktorat Kemahasiswaan menjadi saksi dalam pelaksanaan pemilihan calon pengurus.
  13. Jika pada pelaksanaan pemilu ada situasi khusus, dapat melakukan diskresi yang atas persetujuan seluruh pengurus organisasi mahasiswa dan diketahui oleh Pembina/Wakil Dekan II Kemahasiswaan dan Inovasi dan Direktorat Kemahasiswaan.
  14. Panitia pemilu yang telah selesai menyelenggarakan kegiatan harus membuat berita acara pemilihan yang ditandatangi oleh Panitia, Pengurus DPM, Saksi, dan Pembina/Wakil Dekan II Kemahasiswaan dan Inovasi.
  15. Kegiatan pemilu diakhiri dengan serah terima jabatan paling lambat 1(satu) minggu setelah pemilu dilaksanakan. Serah terima jabatan kepengurusan wajib disaksikan oleh Pimpinan Universitas/Fakultas.
  16. Kalender Kegiatan Kemahasiswaan:
  17. Kalender kegiatan disusun sejalan dengan tahun akademik.
  18. Organisasi Kemahasiswaan tidak disarankan berkegiatan di waktu Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS), dan Libur Nasional.
  19. Organisasi Kemahasiswaan tidak disarankan berkegiatan di luar kampus pada hari Sabtu dan Minggu, kecuali dalam keadaan khusus dengan persetujuan Pimpinan Universitas/Fakultas.
  20. Prosedur Program Kerja dan LPJ Organisasi Mahasiswa
  21. Program kerja dan struktur kepengurusan sudah diserahkan pada awal tahun akademik.
  22. Program kerja organisasi kemahasiswaan disusun berlandaskan visi dan misi serta budaya kerja Universitas Mercu Buana. Program kerja mengacu pada aturan di universitas.
  23. Setiap program kerja organisasi kemahasiswaan memiliki manfaat kegiatan, capaian/target kegiatan yang jelas, dan ruang lingkup kegiatan baik berskala regional, nasional, maupun internasional.
  24. Setiap kegiatan pada program kerja harus disesuaikan dengan fungsi organisasi.
  25. Kegiatan kemahasiswaan yang akan dilaksanakan hanya mengacu pada program kerja yang telah disahkan oleh pejabat universitas/fakultas, kecuali kegiatan lomba atau event lainnya yang telah disetujui oleh pejabat yang berwenang.
  26. Program kerja diharapkan memiliki upaya dalam mencapai prestasi akademik melalui bidang penalaran sesuai dengan kompetensi keilmuwan, pengabdian masyarakat, minat dan bakat, kesejahteraan dan wirausaha serta organisasi dan kepemimpinan.
  27. Setiap program kerja yang telah dilaksanakan menyerahkan laporan pertanggung jawaban minimal 2 (dua) minggusetelah kegiatan ke Kepala Bagian Pengendalian Kegiatan sejumlah 2 (dua) rangkap.
  28. Demi berkonsentrasi pada kegiatan perkuliahan dan mencapai prestasi akademik, mahasiswa semester 1 tidak diperkenankan mengikuti kegiatan ekstrakurikuler di luar kampus yang dilaksanakan oleh organisasi kemahasiswaan di lingkungan Universitas Mercu Buana, kecuali kegiatan yang bersifat ko kurikuler/penalaran atas persetujuan pimpinan Universitas/Fakultas di internal kampus.
  29. Prosedur Sumber dan Penggunaan Dana Kemahasiswaan
  30. Dana kemahasiswaan merupakan dana awal/subsidi kegiatan yang digunakan untuk aktivitas kegiatan kemahasiswaan dan organisasi kemahasiswaan yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas kompetensi mahasiswa (pembinaan karakter, penalaran, dan prestasi) sesuai dengan kebutuhan pada masing-masing bidang yang sudah mendapatkan persetujuan pimpinan universitas/fakultas.
  31. Organisasi kemahasiswaann mengisi dan mengajukan form permohonan subsidi dana kemahasiswaan yang telah tersedia serta mengajukan surat permohonan dana yang ditanda tangani oleh Pembina/ Wakil Dekan II Kemahasiswaan dan Inovasi.
  32. Pengajuan permohonan dana terakhir dilakukan setiap awal bulan Agustus tahun akademik berjalan.
  33. Pemungutan biaya kegiatan/sumbangan/iuran sebagai sumber dana organisasi harus melalui persetujuan Pembina/pejabat fakultas dan diketahui oleh pejabat universitas yakni melalui Direktorat Kemahasiswaan.
  34. Berkenaan dengan Sponsorship atau dukungan dana dari pihak eksternal lainnya dapat dilakukan setelah melalui konsultasi dengan Pembina/Wadek II Kemahasiswaan dan Inovasi dan diketahui oleh Direktorat Kemahasiswaan.
  35. Prosedur Kegiatan Mahasiswa pada Hari Minggu
  36. Kegiatan Mahasiswa yang dilaksanakan di lingkungan Universitas Mercu Buana disarankan dilaksanakan pada hari Senin s/d Jumat dari pukul 08.00 sampai dengan pukul 18.00 WIB.
  37. Apabila tidak dapat dilaksnakan pada waktu yang ditentukan oleh poin a. maka organisasi kemahasiswaan dan unit-unit lain terkait di lingkungan kampus Universitas Mercu Buana dapat diperbolehkan melakukan kegiatan pada hari minggu jika :
  • telah mengutamakan pelaksanaan pada hari senin s/d sabtu
  • keterbasatan waktu dan fasilitas pada hari senin s/d sabtu
  • telah mendapatkan izin penggunaan fasilitas dari Biro Manajemen Gedung dan Sarana
  • telah mendapatkan persetujuan Direktorat Kemahasiswaan
  1. Bentuk kegiatan yang dimaksud adalah :
  • kegiatan seni dan olahraga yang dilaksanakan di luar kelas.
  • pelatihan dan workshop berkaitan dengan keterampilan khusus tertentu yang telah mendapatkan izin pimpinan fakultas/universitas.
  • bukan kegiatan festival atau parade musik/band.
  • perlombaan dan pertandingan yang telah mendapatkan izin pimpinan fakultas/universitas.
  • dan atau kegiatan lainnya yang tidak berkaitan dengan kegiatan akademik.
  1. Dalam penyelengaraan kegiatan, organisasi mahasiswa dan atau unit-unit terkait di lingkungan Universitas Mercu Buana telah memperoleh izin dari pimpinan fakultas/universitas dan Direktorat Kemahasiswaan Cq. Biro Pengendalian Kegiatan dan Program Unggulan sesuai dengan prosedur penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan yang berlaku.
  2. Rincian pelaksanaan kegiatan ekstrakurikuler yang dilakukan pada hari Minggu mengacu pada prosedur penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan.
  3. Biaya lain-lain yang muncul pada kegiatan yang diselenggarakan organisasi mahasiswa dan atau unit-unit di lingkungan Universitas Mercu Buana berkenaan keamanan dan kebersihan menjadi tanggung jawab pihak penyelenggara.
  4. Hal-hal lain yang tidak tertulis dalam prosedur ini, berkaitan dengan izin penyelenggaraan kegiatan pada hari Minggu bisa mendapatkan pertimbangan dari pimpinan Universitas secara tertulis.
  5. Prosedur Penyelenggaraan Kegiatan kemahasiswaan :
  6. Kegiatan kemahasiswaan adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh organisasi mahasiswa di lingkungan Universitas Mercu Buana.
  7. Organisasi Mahasiswa adalah Lembaga Kemahasiswaan di lingkungan Universitas Mercu Buana yang keberadaannya diakui oleh Universitas Mercu Buana.
  8. Kegiatan harus mendapatkan pendampingan selama kegiatan berlangsung oleh dosen yang ditentukan oleh Lembaga Fakultas minimal 2 (dua) orang dosen dari 50 (limapuluh) mahasiswa yang terlibat dalam kegiatan.
  9. Kegiatan yang melibatkan alumni dan atau pihak eksternal harus mendapatkan izin dari tingkat Fakultas dan tingkat Universitas Cq. Biro Pengendalian Kegiatan dan Program Unggulan dan mengisi daftar hadir pada pelaksanaan kegiatan.
  10. Kegiatan yang bersifat Shooting Film yang bekerjasama dengan Production House atau bentuk media lainnya tidak diperbolehkan.
  11. Kegiatan yang memiliki materi pelatihan kepemimpinan bersifat fisik, wajib menyediakan tenaga medis kesehatan (dokter) di lokasi kegiatan selama kegiatan berlangsung.
  12. Kegiatan kemahasiswaan yang diselenggarakan melewati pukul 18.00 WIB diwajibkan untuk mengirimkan surat pemberitahuan ke orangtua dengan diketahui oleh Pembina/Wakil Dekan II Kemahasiswaan dan Inovasi
  13. Biaya lain-lain yang muncul terkait kegiatan yang diselenggarakan organisasi mahasiswa berkenaan keamanan dan kebersihan ditanggung oleh pihak penyelenggara.
  14. Direktorat Kemahasiswaan mengadakan evaluasi terhadap kegiatan yang diselenggarakan oleh Organisasi Mahasiswa, dan mengambil tindakan yang diperlukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
  15. Wakil Dekan Inovasi dan Kemahasiswaan untuk Lembaga Fakultas dan Pembina untuk UKM/UKK mengadakan evaluasi terhadap kegiatan yang diselenggarakan oleh Organisasi Mahasiswa, dan mengambil tindakan yang diperlukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

 

  1. KUALIFIKASI PEJABAT/ PETUGAS YANG MENJALANKAN PROSEDUR SERTA RINCIAN TANGGUNG JAWAB YANG HARUS DIKERJAKAN
  2. Tanggung jawab dan Wewenang

Kepala Biro Pengendalian Kegiatan dan Program Unggulan bertanggung jawab   terhadap Pengelolaan Organisasi Mahasiswa Universitas Mercu Buana.

 

  1. Perencanaan dan Pelaksanaan
    1. Pengurus Organisasi Mahasiswa mengadakan rapat di dalam organisasi mahasiswa untuk membahas rencana kalender kegiatan, program kerja dan laporan pertanggung jawaban untuk diserahkan kepada Direktorat Kemahasiswaan Cq Kepala Biro Pengendalian Kegiatan dan Program Unggulan.
    2. Pengurus Organisasi Kemahasiswaan melakukan rapat koordinasi dengan Wadek II Kemahasiswaan dan Inovasi/Pembina Kemahasiswaan untuk mendapat persetujuan yang selanjutnya diserahkan ke Direktorat Kemahasiswaan.
    3. Pengurus Organisasi Kemahasiswaan menginventarisasi kalender kegiatan dan program kerja yang telah disetujui pimpinan universitas/fakultas serta laporan pertanggung jawaban yang telah dilaksanakan.
    4. Kepala Biro Pengendalian Kegiatan dan Program Unggulan melakukan rapat Koordinasi dengan organisasi mahasiswa untuk membicarakan sinkronisasi rancangan kalender kegiatan, program kerja, dan laporan pertanggung jawaban organisasi kemahasiswaaan.
    5. Pengurus Organisasi Mahasiswa melakukan revisi terhadap rancangan kalender kegiatan, program kerja, dan laporan pertanggung jawaban sesuai dengan kesepakatan dalam rapat dengan Direktorat Kemahasiswaan, Wadek II Kemahasiswaan dan Inovasi/Pembina Kemahasiswaan serta Organisasi Mahasiswa.
    6. Kepala Biro Pengendalian Kegiatan dan Program Unggulan menetapkan kalender kegiatan dan program kerja organisasi kemahasiswaan serta mensosialisasikan kalender kegiatan dalam upaya pemenuhan Satuan Kredit Prestasi (SKP).

 

  1. Pengendalian dan Pemantauan
    1. Kepala Biro Pengendalian Kegiatan dan Program Unggulan/Wadek II Kemahasiswaan dan Inovasi/Pembina Kemahasiswaan/Ketua Program Studi memastikan terlaksananya kegiatan kemahasiswaan dan organisasi kemahasiswaan sesuai dengan prosedural yang berlaku.
    2. Kepala Biro Pengendalian Kegiatan dan Program Unggulan Wadek II Kemahasiswaan dan Inovasi/Pembina Kemahasiswaan/Ketua Program Studi memantau penerapan terlaksananya kegiatan kemahasiswaan dan organisasi kemahasiswaan sesuai dengan prosedural yang berlaku.
  2. DIAGRAM ALIR

Tahap-tahap Pengelolaan Organisasi Mahasiswa dapat dilihat dalam skema berikut:

  1. SARANA YANG DIPERLUKAN
  • Menyesuaikan sesuai kegiatan

 

  1. FORMULIR PENDUKUNG
  2. Form Laporan Pertanggung Jawaban Organisasi Mahasiswa
  3. Form Pengajuan Dana

 

 

  1. REFERENSI
  2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional.
  3. Undang-Undang Nomor : 12 Tahun 2012, tentang Pendidikan Tinggi
  4. Peraturan Pemerintah Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi.
  5. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
  6. Statuta Universitas Mercu Buana tanggal 16 Januari 2006.
  7. Surat Keputusan Rektor Universitas Mercu Buana Nomor : 01/100/C-SKep/X/2011 tentang Struktur Organisasi di Lingkungan Universitas Mercu Buana.
  8. Surat Keputusan Rektor Universitas Mercu Buana Nomor : 01/100/C-SKep/X/2011 tentang Struktur Organisasi di Lingkungan Universitas Mercu Buana.
  9. SK Rektor UMB Nomor :01/100/C-Skep/X/2011 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja di Lingkungan UMB
  10. Sasaran Mutu Biro Penggendalian Kegiatan dan Program Unggulan
  11. Kebijakan Direktorat Kemahasiswaan.